Проблематика
Представьте себе сценарий, где сотни процессов распределены в различных направлениях, а каждый из них содержит десятки задач и образует полный хаос. В такой обстановке отсутствует систематизация, контроль и возможность отслеживания хода выполнения задач. Это особенно важно в сферах, где каждый этап требует четкого контроля и координации.
Многие компании стремятся использовать Битрикс24 для управления проектами. При этом у них отсутствуют специализированные инструменты, необходимые для каждой конкретной отрасли гдесуществует множество уникальных процессов.
Наше решение для управления проектами позволит визуализировать и структурировать все процессы, а также предоставит возможность контроля за выполнением задач на каждом этапе. Такой подход упростит управление проектами и повысит эффективность и прозрачность в работе.
Что мы предлагаем?
Мы предлагаем тотально решить все основные проблемы эффективности отдела управления проектами:
Система управления портфелем проектов на базе Битрикс24
Мы предлагаем такую Project Management (Управление портфелем проектов) - систему, в которой максимум рутинных операций за человека выполняет автоматика.
Система построена на базе Битрикс24 и использует все сильные стороны этого продукта: связь с внешним миром (телефония, email, мессенджеры), BPM платформа и процессы, и конечно же наше уникальное встроенное приложение для управления проектами.
Функциональный состав решения
![Функциональный состав решения](https://cdn-ru.bitrix24.ru/b65191/landing/29a/29a831515df277882d93250c07f27c6f/unnamed_1x.png)
Наше приложение, встроенное в карточку проекта в табе "Проектирование", облегчает управление проектом и связанными с ними процессами. Проект, который является сделкой, связан с дочерними процессами любого уровня вложенности.
Мы реализовали такую структуру хранения данных, когда все рабочие процессы компании отображаются в смарт-процессах Битрикса, в стадиях которых выполняются определенные бизнес-процессы. Удобную работу с процессами обеспечивает наша BPM - платформа.
![Интерфейс. Функциональный состав решения](https://cdn-ru.bitrix24.ru/b65191/landing/431/431be85891562e842321b3a0af0ad440/unnamed_1_1x.png)
Для удобства понимания мы разработали интерфейс, в котором процессы представлены в древовидном формате справа, а задачи – слева.
Этот интерфейс позволяет нам видеть прогресс по каждому процессу и проекту в целом. В карточке проекта предустановлен фильтр по проекту, и мы можем использовать приложение для просмотра всех проектов. Это дает возможность видеть все проекты, процессы и связанные с ними задачи.
![Диаграмма Ганта для просмотра задач](https://cdn-ru.bitrix24.ru/b65191/landing/b28/b282695f49d05014ac0afa891f84c184/unnamed_2_1x.png)
Мы также предлагаем использовать диаграмму Ганта для просмотра задач каждого процесса и их планирования на временной шкале. В общем, наше приложение состоит из трех частей: процессов, задач и диаграммы Ганта для этих задач, что создает объединенный портфель проектов.
Приложение обеспечивает полный контроль над прогрессом проекта. Наличие древовидного представления процессов и задач позволяет легко ориентироваться в структуре проекта и следить за выполнением каждого этапа. По мере выполнения задач, пользователь в реальном времени видит обновления прогресса по проекту в целом.
Математические модели вычисления прогресса могут быть разной степени сложности (количественная, весовая).
С учетом предустановленного фильтра в карточке проекта, приложение может использоваться для наблюдения за всем портфелем проектов компании. Это особенно удобно для менеджеров, координирующих несколько проектов одновременно.
С помощью диаграммы Ганта пользователи могут наглядно видеть временные рамки каждой задачи и следить за их выполнением. Это позволяет оптимизировать управление временем и улучшить планирование ресурсов. Таким образом, приложение не только объединяет процессы, задачи и диаграмму Ганта в единый портфель проектов, но и становится мощным инструментом для эффективного управления проектами.
Возможности управления проектами
Управление портфелем проектов
![Управление портфелем проектов](https://cdn-ru.bitrix24.ru/b65191/landing/3ca/3ca2902588c13341644c5e1235eb4bd1/unnamed_3_1x.png)
Битрикс24 предлагает универсальный инструмент для совместной работы над проектами всех отделов, от финансов до разработки. Финансовый отдел может более эффективно планировать бюджеты, отслеживать расходы и формировать отчеты, в то время как отдел разработки может улучшить координацию задач, управлять сроками и совместно работать над проектами, обеспечивая взаимодействие и информационную прозрачность в обеих сферах деятельности.
Сервис обеспечивает эффективный контроль над несколькими проектами одновременно, позволяя следить за выполнением задач на каждом этапе и оценивать их успешность.
Постановка и контроль задач
![Постановка и контроль задач](https://cdn-ru.bitrix24.ru/b65191/landing/70b/70b4acc7f9a6f2c81f4260c9bafdc110/unnamed_4_1x.png)
Сотрудники используют задачи для планирования своей работы, а руководители могут контролировать их эффективность и управлять проектами.
Можно быстро создать задачу из любого раздела продукта, например, из чата или видеозвонка, назначить исполнителя и срок, добавить наблюдателей, подзадачи и чек-листы.
Делегирование
При делегировании задачи и полномочия передаются подходящим членам команды с учетом их компетенций и экспертизы. Это не только разгружает руководителя, но также стимулирует развитие и мотивацию членов команды, давая им возможность принимать активное участие в достижении целей проекта.
Автоматизация однотипных задач
Использование специальных инструментов и программ, включая BPM платформу, позволяет эффективно автоматизировать рутинные задачи, такие как уведомления, сбор данных и генерация отчетов. Это не только сокращает временные затраты и снижает вероятность ошибок, но также освобождает ценные ресурсы команды для более стратегических задач, способствуя общей продуктивности проекта.
Планирование и управление ресурсами
![Планирование и управление ресурсами](https://cdn-ru.bitrix24.ru/b65191/landing/0bf/0bfeb116d669ef54a97656ca76a8fad9/planirovanie_i_upravlenie_resursami_1x.png)
Битрикс24 показывает общую картину по загрузке сотрудников и распределению работы внутри отделов и команд.
Используя эти данные, менеджеры проектов могут легко планировать рабочее время, вести учет времени по задачам и контролировать выполнение KPI.
Коммуникация в проектах
![Коммуникация в проектах](https://cdn-ru.bitrix24.ru/b65191/landing/def/def970d98d297a73de75954edc0f6cd2/frame_3_1x.png)
Битрикс24 облегчает общение и обмен информацией в рамках проектов.
В каждом проекте есть отдельная лента новостей, свои задачи, чат, календарь, база знаний. Все участники проекта могут обсуждать и комментировать задачи, добавлять в них документы, приглашать других на видеовстречи и создавать/комментировать встречи в календарях.
![Битрикс24 облегчает общение и обмен информацией в рамках проектов](https://cdn-ru.bitrix24.ru/b65191/landing/e8e/e8e46e6a917e58a4d77dc3b07b6b3e92/unnamed_6_1x.png)
Использование BPM платформы обеспечивает удобное управление такими процессами компании как встречи, позволяя более эффективно структурировать и контролировать бизнес-процессы.
![BPM платформf обеспечивает удобное управление процессами](https://cdn-ru.bitrix24.ru/b65191/landing/5f6/5f644620a741bf0208894f71b099869a/unnamed_7_1x.png)
Быстрый поиск
![Быстрый поиск](https://cdn-ru.bitrix24.ru/b65191/landing/787/7872d50e0a59254ce8f738425b226c93/unnamed_8_1x.png)
Умный поиск и фильтрация ускоряют поиск нужных задач и документов. Результаты поиска учитывают права доступа сотрудников, показывая только те данные, которые им доступны.
Совместная работа с проектными документами, архив проекта
В каждом проекте создается свое хранилище файлов, в котором хранятся все проектные документы, инструкции, регламенты и итоговые отчеты. Сотрудники имеют возможность совместно редактировать документы в режиме реального времени, что способствует эффективному взаимодействию и оперативному обмену информацией.
По закрытию проекта он переходит в архив и все данные и файлы сохраняются. Этот архивный подход обеспечивает не только сохранность всей информации, связанной с проектом, но и создает исторический контекст для последующих анализов и оценок.
Итоговые отчеты, содержащие ключевые достижения, анализ результатов и дальнейшие стратегии, также доступны для совместного рассмотрения и редактирования, обеспечивая команде полную прозрачность и согласованность в завершающих этапах проекта.
Оценка эффективности
![Оценка эффективности](https://cdn-ru.bitrix24.ru/b65191/landing/41b/41b0725f11a5c519f79240f6ca8bd9f9/unnamed_9_1x.png)
Битрикс24 автоматически вычисляет и отображает производительность сотрудников. Аналитический отчет можно использовать для расчета KPI и создания системы мотивации проектных команд.
Инструменты
Раздел инструментов для управления проектами включает в себя разнообразные методики и технологии, обеспечивающие эффективное планирование, контроль и визуализацию работы. Среди таких инструментов выделяются методики Scrum, Kanban, Gantt-диаграммы, календари и группировка задач по срокам и слоты в календаре.
![Scrum](https://cdn-ru.bitrix24.ru/b65191/landing/a82/a829beedcb21ce0543c583c23f7ab785/unnamed_10_1x.png)
Мобильное приложение для работы с задачами и проектами
![Мобильное приложение для работы с задачами и проектами](https://cdn-ru.bitrix24.ru/b65191/landing/47f/47fe5f2ded5a59c8a42e95b60ac729f0/unnamed_11_1x.png)
Мобильное приложение обеспечивает непрерывную связь с сотрудниками, находящимися вдали от офиса и не имеющими доступа к компьютеру. В Битрикс24 вы можете эффективно управлять задачами и проектами, следить за последними новостями компании, а также общаться с коллегами через чаты и видеосвязь прямо с вашего смартфона.
Преимущества внедрения
Глубокая Кастомизация под Ваши процессы
Соответствие требованиям
импортозамещения РФ
Наше решение основано на базе Битрикс24 — полностью российском программном продукте.