Project Management-СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ

Решение для управления проектами на базе битрикс24

Проблематика

Представьте себе сценарий, где сотни процессов распределены в различных направлениях, а каждый из них содержит десятки задач и образует полный хаос. В такой обстановке отсутствует систематизация, контроль и возможность отслеживания хода выполнения задач. Это особенно важно в сферах, где каждый этап требует четкого контроля и координации.

Многие компании стремятся использовать Битрикс24 для управления проектами. При этом у них отсутствуют специализированные инструменты, необходимые для каждой конкретной отрасли где существует множество уникальных процессов.

Наше решение для управления проектами позволит визуализировать и структурировать все процессы, а также предоставит возможность контроля за выполнением задач на каждом этапе. Такой подход упростит управление проектами и повысит эффективность и прозрачность в работе. 

Что мы предлагаем?

Мы предлагаем тотально решить все основные проблемы эффективности отдела управления проектами:

сформулировать цели и задачи
УЛУЧШИТЬ ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ
ОПТИМИЗИРОВАТЬ РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС И ПРОЦЕДУРЫ
систематизировать анализ и управление рисками

РАСПРЕДЕЛИТЬ И ПОЛНОСТЬЮ ИСПОЛЬЗОВАТЬ РЕСУРСЫ КОМПАНИИ

повысить качество контроля над выполнением проектов

Система управления портфелем проектов на базе Битрикс24

Мы предлагаем такую Project Management (Управление портфелем проектов) - систему, в которой максимум рутинных операций за человека выполняет автоматика.

Система построена на базе Битрикс24 и использует все сильные стороны этого продукта: связь с внешним миром (телефония, email, мессенджеры), BPM платформа и процессы, и конечно же наше уникальное встроенное приложение для управления проектами.  

Функциональный состав решения

Функциональный состав решения

Наше приложение, встроенное в карточку проекта в табе "Проектирование", облегчает управление проектом и связанными с ними процессами. Проект, который является сделкой, связан с дочерними процессами любого уровня вложенности.

Мы реализовали такую структуру хранения данных, когда все рабочие процессы компании отображаются в смарт-процессах Битрикса, в стадиях которых выполняются определенные бизнес-процессы. Удобную работу с процессами обеспечивает наша BPM - платформа.

Интерфейс. Функциональный состав решения

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Для удобства понимания мы разработали интерфейс, в котором процессы представлены в древовидном формате слева, а задачи – справа.

Этот интерфейс позволяет нам видеть прогресс по каждому процессу и проекту в целом. В карточке проекта предустановлен фильтр по проекту, и мы можем использовать приложение для просмотра всех проектов. Это дает возможность видеть все проекты, процессы и связанные с ними задачи. 

Диаграмма Ганта для просмотра задач

Мы также предлагаем использовать диаграмму Ганта для просмотра задач каждого процесса и их планирования на временной шкале. В общем, наше приложение состоит из трех частей: процессов, задач и диаграммы Ганта для этих задач, что создает объединенный портфель проектов.

Приложение обеспечивает полный контроль над прогрессом проекта. Наличие древовидного представления процессов и задач позволяет легко ориентироваться в структуре проекта и следить за выполнением каждого этапа. По мере выполнения задач, пользователь в реальном времени видит обновления прогресса по проекту в целом.

Математические модели вычисления прогресса могут быть разной степени сложности (количественная, весовая).

С учетом предустановленного фильтра в карточке проекта, приложение может использоваться для наблюдения за всем портфелем проектов компании. Это особенно удобно для менеджеров, координирующих несколько проектов одновременно.

С помощью диаграммы Ганта пользователи могут наглядно видеть временные рамки каждой задачи и следить за их выполнением. Это позволяет оптимизировать управление временем и улучшить планирование ресурсов. Таким образом, приложение не только объединяет процессы, задачи и диаграмму Ганта в единый портфель проектов, но и становится мощным инструментом для эффективного управления проектами. 

Возможности управления проектами

Управление портфелем проектов

Управление портфелем проектов

Битрикс24 предлагает универсальный инструмент для совместной работы над проектами всех отделов, от финансов до разработки. Финансовый отдел может более эффективно планировать бюджеты, отслеживать расходы и формировать отчеты, в то время как отдел разработки может улучшить координацию задач, управлять сроками и совместно работать над проектами, обеспечивая взаимодействие и информационную прозрачность в обеих сферах деятельности.

Сервис обеспечивает эффективный контроль над несколькими проектами одновременно, позволяя следить за выполнением задач на каждом этапе и оценивать их успешность. 

Постановка и контроль задач

Постановка и контроль задач

Сотрудники используют задачи для планирования своей работы, а руководители могут контролировать их эффективность и управлять проектами.
Можно быстро создать задачу из любого раздела продукта, например, из чата или видеозвонка, назначить исполнителя и срок, добавить наблюдателей, подзадачи и чек-листы. 

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Делегирование

При делегировании задачи и полномочия передаются подходящим членам команды с учетом их компетенций и экспертизы. Это не только разгружает руководителя, но также стимулирует развитие и мотивацию членов команды, давая им возможность принимать активное участие в достижении целей проекта. 

Автоматизация однотипных задач

Использование специальных инструментов и программ, включая BPM платформу, позволяет эффективно автоматизировать рутинные задачи, такие как уведомления, сбор данных и генерация отчетов. Это не только сокращает временные затраты и снижает вероятность ошибок, но также освобождает ценные ресурсы команды для более стратегических задач, способствуя общей продуктивности проекта.

Планирование и управление ресурсами

Планирование и управление ресурсами

Битрикс24 показывает общую картину по загрузке сотрудников и распределению работы внутри отделов и команд.

Используя эти данные, менеджеры проектов могут легко планировать рабочее время, вести учет времени по задачам и контролировать выполнение KPI. 

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Коммуникация в проектах

Коммуникация в проектах

Битрикс24 облегчает общение и обмен информацией в рамках проектов.

В каждом проекте есть отдельная лента новостей, свои задачи, чат, календарь, база знаний. Все участники проекта могут обсуждать и комментировать задачи, добавлять в них документы, приглашать других на видеовстречи и создавать/комментировать встречи в календарях. 

Битрикс24 облегчает общение и обмен информацией в рамках проектов

Использование BPM платформы обеспечивает удобное управление такими процессами компании как встречи, позволяя более эффективно структурировать и контролировать бизнес-процессы.

Подробнее про нашу BPM платформу.

BPM платформf обеспечивает удобное управление процессами

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Быстрый поиск

Быстрый поиск

Умный поиск и фильтрация ускоряют поиск нужных задач и документов. Результаты поиска учитывают права доступа сотрудников, показывая только те данные, которые им доступны. 

Совместная работа с проектными документами, архив проекта

В каждом проекте создается свое хранилище файлов, в котором хранятся все проектные документы, инструкции, регламенты и итоговые отчеты. Сотрудники имеют возможность совместно редактировать документы в режиме реального времени, что способствует эффективному взаимодействию и оперативному обмену информацией.

По закрытию проекта он переходит в архив и все данные и файлы сохраняются. Этот архивный подход обеспечивает не только сохранность всей информации, связанной с проектом, но и создает исторический контекст для последующих анализов и оценок.

Итоговые отчеты, содержащие ключевые достижения, анализ результатов и дальнейшие стратегии, также доступны для совместного рассмотрения и редактирования, обеспечивая команде полную прозрачность и согласованность в завершающих этапах проекта. 

Оценка эффективности

Оценка эффективности

Битрикс24 автоматически вычисляет и отображает производительность сотрудников. Аналитический отчет можно использовать для расчета KPI и создания системы мотивации проектных команд.

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Инструменты

Раздел инструментов для управления проектами включает в себя разнообразные методики и технологии, обеспечивающие эффективное планирование, контроль и визуализацию работы. Среди таких инструментов выделяются методики Scrum, Kanban, Gantt-диаграммы, календари и группировка задач по срокам и слоты в календаре.

Scrum

Гибкий фреймворк для управления проектами. Задачи разбиваются на короткие итерации, называемые спринтами, что способствует частым обновлениям и адаптации к изменениям.

Scrum

Kanban

Метод управления рабочим процессом, основанный на визуальном отслеживании задач на доске. Каждая задача представлена карточкой, которая перемещается по колоннам, представляющим этапы выполнения. Это обеспечивает прозрачность процесса и позволяет эффективно управлять потоком работ.

Gantt-диаграммы

Предоставляют визуальное представление расписания проекта. Задачи представлены в виде полос, распределенных по временной шкале. Это позволяет легко увидеть зависимости между задачами и оценивать продолжительность проекта.

Календарь

Помогает отслеживать сроки выполнения задач, важные даты и мероприятия. Это обеспечивает ясное понимание графика проекта и синхронизацию задач с временными рамками.

Группировка по срокам

Позволяет выделять приоритетные задачи, которые требуют внимания в ближайшем будущем. Это упрощает фокусирование на наиболее важных аспектах проекта.

Слоты в календаре

Представляют собой метод выделения конкретных временных интервалов для выполнения определенных задач. Это помогает распределить ресурсы и оптимизировать работу команды.

Мобильное приложение для работы с задачами и проектами

Мобильное приложение для работы с задачами и проектами

Мобильное приложение обеспечивает непрерывную связь с сотрудниками, находящимися вдали от офиса и не имеющими доступа к компьютеру. В Битрикс24 вы можете эффективно управлять задачами и проектами, следить за последними новостями компании, а также общаться с коллегами через чаты и видеосвязь прямо с вашего смартфона. 

Преимущества внедрения

Внедрение нашего комплексного PM-решения принесет вам и вашим сотрудникам ряд важных преимуществ:
Эффективность и оптимизация рабочих процессов
ПРОЗРАЧНОСТЬ И КОНТРОЛЬ НАД ХОДОМ ПРОЕКТА
УПРАВЛЕНИЕ НЕСКОЛЬКИМИ ПРОЕКТАМИ ОДНОВРЕМЕННО
РУКОВОДСТВО С КОМАНДОЙ НАХОДИТСЯ В ОДНОМ КОНТЕКСТЕ
УДОБНАЯ ПЛАТФОРМА ДЛЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ НАД ПРОЕКТОМ
РОСТ ПРИВЛЕКАТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ ДЛЯ ПАРТНЕРОВ И КЛИЕНТОВ
Фокусировка на СТРАТЕГИЧЕСКИх ЗАДАЧАх
УСКОРЕНИЕ АДАПТАЦИИ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ
УЛУЧШЕННОЕ ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ЛИДЕРОВ
ПОВЫШЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКОВ
УМЕНЬШЕНИЕ УРОВНЯ СТРЕССА И ВЫГОРАНИЯ
ВЕДЕНИЕ МНОЖЕСТВА ПРОЕКТОВ, без потерь СКОРОСТИ И КАЧЕСТВА
ВОЗМОЖНОСТЬ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ
ГИБКОСТЬ И МОБИЛЬНОСТЬ СОТРУДНИКОВ

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Глубокая Кастомизация под Ваши процессы

Мы предоставляем возможность кастомизации (любого уровня глубины и сложности) нашей PM-системы управления проектами под индивидуальные корпоративые требования вашего предприятия, обеспечивая максимальное соответствие именно вашим корпоративным стандартам. 

Соответствие требованиям
импортозамещения РФ

Наше решение основано на базе Битрикс24 —  полностью российском программном продукте.